Una delle principali funzioni dell’Assemblea di Condominio è, sicuramente, l’Approvazione del Rendiconto Consuntivo di Spesa, Ordinario e Straordinario, e di qualsiasi altra spesa effettuata in nome e per conto dei Condomini unitamente alla Situazione Patrimoniale riportante la Cassa, i Crediti ed i Debiti del Condominio. Precisiamo che tale funzione normalmente segue a quella di approvazione preventiva della spesa ordinaria annuale, nonché di quelle spese straordinarie prevedibili con possibile costituzione di apposito Fondo Cassa. Inutile a dirsi che sentenze della Cassazione hanno precisato che l’approvazione di una spesa, sia a preventivo che a consuntivo, deve intendersi non solo nella sua totalità, ma anche come quota a carico di ogni singolo condomino. Pertanto, allegato al Preventivo di Spesa e anche al Consuntivo, deve essere sempre presente il Prospetto di Riparto dal quale si evinca il criterio di riparto applicato nonché l’importo a carico di ciascun condomino coinvolto nella spesa stessa. Affinché non sorgano incomprensioni, è bene specificare, stesso nel verbale assembleare, in sede di approvazione, quale sia il criterio di riparto applicato. In merito ai criteri di riparto da utilizzare, l’Amministratore proporrà quello che, vista la natura del bene o servizio acquisito, nonché delle utilizzabilità, sia conforme alle vigenti Tabelle Millesimali approvate. Va precisato, però, che, talvolta, la natura del bene e/o servizio acquisito e da ripartire, obbligano l’Amministratore a “creare” apposite tabelle, seppure dedotte da quelle in essere, affinché non sia gravato alcun condomino che non usufruisce, né direttamente né indirettamente, dei vantaggi della spesa sostenuta (vedi riparto delle spese per la riparazione di una fecale che deve essere eseguito solo fra i condomini utilizzatori della suddetta fecale, ed in misura della loro partecipazione proporzionale alle spese del Condominio). La obbligatorietà di approvazione dei Preventivi, dei Rendiconti, dei Bilanci (Situazione Patrimoniale) con i loro rispettivi riparti, è legata alla utilizzabilità degli stessi al fine di consentire le azioni di recupero forzoso con decreti ingiuntivi provvisoriamente esecutivi nei confronti degli eventuali condomini morosi.

Tutte la spese indicate ai Rendiconti dell’Amministratore ed oggetto di approvazione possono e devono essere discusse in Assemblea. E’ buona regola che tali rendiconti, proposti all’approvazione, siano redatti sia analiticamente, con l’indicazione singola di ogni spesa, distinta per tabella millesimale, sia sinteticamente, ovvero raggruppando quelle stesse voci analitiche in poche sintetiche, sempre distinte per singola tabella, così da consentire una lettura immediata del rendiconto, e consentire una facile individuazione degli scostamenti dal preventivo, riportato in una seconda colonna, preferibilmente affiancata alla prima. Utile, infine, riportare una terza colonna che indichi espressamente gli eventuali scostamenti dal preventivo. In tal modo l’Assemblea sarà nella condizione di poter facilmente valutare l’approvabilità delle singole spese, delle spese nel loro complesso, e l’opportunità di variare il Preventivo di spesa futura se ritenuto insufficiente.  Ancora. E’ buona norma consentire, ai condomini interessati, e che ne facciano richiesta formale, la visione dei documenti contabili comprovanti la veridicità di tutte le spese. Pertanto l’amministratore avrà assolto tale obbligo se, prima di ogni assemblea, avrà riportato, in calce alla convocazione di approvazione del Rendiconto, la dicitura secondo cui “l’Amministratore è a disposizione per eventuali chiarimenti e/o visione degli stessi documenti contabili, se oggetto di approvazione della su indicata Assemblea, sempre e solo previa richiesta telefonica da effettuarsi entro 5 giorni lavorativi precedenti la data dell’assemblea.” e, quindi, a seguito di eventuale e conseguente richiesta formale, consentitone la visione.